SUGGESTED SCHEDULE FOR RETENTION OF BUSINESS RECORDS

SUGGESTED SCHEDULE FOR RETENTION OF BUSINESS RECORDS

 

KEY:    "P" retain records permanently.           "AT" = after termination

"AD" after disposal of the underlying asset.

Figures represent the number of years records should be retained. 

Accident reports (settled)                         7         

Annual financial reports                           P           

Articles of incorporation                           P           

Audit reports                                               P         

Bank deposit slips                                     3         

Bank reconciliations                                 3           

Bank statements                                        7     

Bills of lading                                              5         

Bonds (records of issuance)                   P

Budgets                                                       3

Capital stock:

  Applications for authorization and

  Issuance                                                   P

  Certificates (cancelled)                          P

  Ledger                                                      P         

  Transfer records                                     P         

Sales slips (cash and charge)               7     

Check register                                          10        

Commission reports                                6         

Contracts:

  Corporate                                               20 AT

  Employee                                              7AT

  Vendor                                                   7

Correspondence:

  Accounting                                            5

  Credit and collection                           7

  General                                                 3

  Personnel                                             7AT

Cost accounting records                      5

Deeds                                                      P         

Delivery receipts                                    3           

Deposit slip copies                                3         

Dividend register                                   P         

Depreciation schedules                       7 AD  

Equipment leases (after expiration)           

Equipment repair records                   3         

Expense reports:                                  

  Departmental                                       5    

  Employee                                             5         

Fidelity bonds                                        3 AT    

Financial reports:                                  

  Audited                                                 P         

  Annual                                                  P         

  Interim                                                   3         

Fire damage reports                             6         

Fixed asset records                               7 AD    

Franchise agreements                         10 AT 

Freight drafts, bills and claims             5

Garnishments                                          3 AT

Insurance policies

            (After expiration)                         3

Inventory records                                    7 AD

Invoices (issued or received)               7

Invoices-Fixed assets                            7 AD

Labor Records:

  Applications (employees)                   7 AT

  Contracts                                                7 AT

  Daily time reports                                  5

  Disability claims                                    7 AT

  Earnings records                                  7

  Employee service record                    7 AT

  Pay checks                                            7

  Personnel files                                      7 AT

  Salary and wage rate Changes         7 AT

  Salary receipts                                      7 AT

  Time cards, tickets & clock records   5

  Unemployment claims                         7 AT

  Withholding exemption certificates   7 AT

  Worker’s compensation Reports       10

Leases                                                      7 AT

Ledgers and journals:

  Accounts payable ledger                    7

  Accounts receivable ledger                7

  Cash journal                                          10

  Customer ledger                                    7

  General journal                                     10

  General ledger                                       P

  Journal entries-year end                      P

Ledgers and journals (cont’d):

  Payroll journal                                      10

  Plant ledger                                           P

  Purchases journals                             10

  Royalty journal                                     10

  Sales journal                                        10

  Stock ledger                                          P

  Voucher journal                                   10

Licenses                                                  1 AT

 

 

Maintenance and repair records

  Buildings                                               7

  Machinery                                             5

Manufactured stock records                7

Minute books                                         P

Mortgages                                              7 AT

Notes (cancelled)                                  7

Note register                                          P

Options                                                   7 AT

Patent records                                       P

Pension records                                   P

Petty cash records                               3

Plant acquisition records                    7 AD

Property records:

  Account ledgers                                 P

  Appraisals                                           P

  Damage reports                                 7

  Deeds and titles                                 P

  Depreciation                                       7 AD

  Plan and specifications                    P

  Purchases                                           P

  Sales                                                    P

  Taxes                                                   10

Purchase order copies                       3

Purchase invoices                               7

Receiving reports                                3

Remittance statements                       3

Requisitions                                          3

Sales invoices                                      7

Salesmen commission reports          6

Securities (brokerage slips)               7 AD

Shipping tickets                                    5

 

Stockholder records:

  list of minutes, proxies,          

  reports to stockholders                     P

Surety bonds                                        3 AT

Tax records:

  Worksheets, bills, Statements,

  Agents report                                     10

Tax returns (copies):

  Estate                                                   P

  Gift                                                        P

  Income                                                P

  Payroll                                                 7

  Personal property                             10

  Sales and use                                   10

  Social Security                                   7

Title papers                                           P

Trademark records                              P

Travel records (employees)               3

Uncollectible accounts records         7

Union (labor) contracts                       P

Vouchers (copies)                               7

Voucher register                                  10

Wage rate records                               7

Withholding Certificates                     7 AT

W-2 Forms                                            7

           

*Relating to acquisition of investments, property, and other important items.

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